A entrega da declaração anual do Simples Nacional é uma das obrigações tributárias mais importantes para microempresas e empresas de pequeno porte no Brasil.
Manter esse documento atualizado garante a regularidade fiscal do seu negócio perante a Receita Federal e impede a incidência de penalidades severas.
No entanto, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre prazos, documentos necessários e como realizar esse preenchimento sem complicações ou divergências de dados.
Abaixo, apresentamos um guia prático com tudo o que você precisa saber para prestar suas contas com segurança, evitar multas e manter a saúde financeira da sua empresa.
O que é a declaração anual do Simples Nacional?
A declaração anual do Simples Nacional — formalmente conhecida como DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) para ME e EPP, ou DASN-SIMEI para o Microempreendedor Individual — é o documento oficial prestado ao fisco.
Ela resume todo o faturamento bruto, ganhos de capital, número de empregados e distribuição de lucros do período do ano-calendário anterior.
Sua transmissão é feita eletronicamente e tem como objetivo comprovar que a empresa cumpriu os limites de receita e as exigências do regime tributário unificado.
Resumo prático: A declaração anual consolidada informa ao governo a movimentação financeira total da sua empresa durante o ano anterior. Ela confirma se o negócio permanece elegível ao enquadramento do regime simplificado.
Quem precisa entregar a declaração e quais os prazos?
Todas as pessoas jurídicas optantes pelo regime do Simples Nacional que estiveram ativas no ano-calendário anterior precisam transmitir a declaração.
Mesmo as empresas que não tiveram faturamento ou mantiveram as atividades paralisadas devem fazer a entrega da declaração sem movimento.
Prazos de envio
O prazo regular encerra-se no último dia útil do mês de março do ano subsequente para a DEFIS.
Já a DASN-SIMEI possui limite de transmissão até o último dia útil do mês de maio.
A perda do prazo gera pendências no cadastro do CNPJ e impede a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND).
Diferença entre DEFIS e DASN-SIMEI
É fundamental não confundir as obrigações exigidas para cada porte empresarial.
A entrega do documento correto evita o pagamento de taxas indevidas ou o envio duplicado.
DASN-SIMEI: Voltada exclusivamente para Microempreendedores Individuais (MEI). Informa a receita bruta total e se houve contratação de funcionário.
DEFIS: Exigida para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Exige detalhamento de ganhos, pro-labore, despesas e dados dos sócios.
Para gestores contábeis que lidam com diversos clientes, compreender os modelos de negócios contábeis é crucial para estruturar o fluxo dessa demanda anual no escritório.
Passo a passo para transmitir a declaração sem erros
O envio é realizado diretamente na internet, no portal oficial do regime tributário.
Seguir uma ordem lógica garante a consistência das informações enviadas ao fisco.
Reúna os relatórios de faturamento do ano anterior
Levante todas as notas fiscais emitidas entre janeiro e dezembro do ano-calendário.
Some a receita bruta total auferida, separando por tipo de atividade (comércio, indústria ou prestação de serviços).
Verifique também se houve receitas isentas ou com retenção na fonte.
Acesse o sistema oficial
Acesse o Portal do Simples Nacional utilizando seu Certificado Digital ou Código de Acesso.
Navegue até a seção de declarações e selecione o ano-calendário correspondente.
Tenha em mãos os dados da empresa e a escrituração contábil atualizada.
Preencha os dados socioeconômicos
Informe o saldo em caixa e bancos no início e no final do período.
Declare o valor investido em compras de mercadorias, despesas operacionais e folha de pagamento.
Informe o valor da distribuição de lucros entre os sócios e o valor referente ao pro-labore dos administradores.
Revise os valores transmitidos mensalmente via PGDAS-D
O sistema faz o cruzamento com as apurações mensais feitas no PGDAS-D.
Valores divergentes entre a soma das apurações mensais e a declaração final podem gerar malha fina.
Caso encontre erros antigos, faça a retificação das apurações mensais antes de fechar o envio definitivo.
Transmita o documento e salve o recibo
Após conferir todas as abas do sistema, efetue a transmissão da declaração.
Gere o Recibo de Entrega em formato PDF e arquive no banco de dados da empresa.
Esse documento comprova o cumprimento da obrigação fiscal perante bancos e auditorias.
O que acontece se a entrega for feita em atraso?
A não transmissão dentro do prazo estipulado traz consequências operacionais e financeiras imediatas para o CNPJ.
Muitos empreendedores imaginam que a burocracia ou o custo para regularizar uma pendência sejam abusivos, mas a entrega com atraso gera apenas uma multa de mora simples, cujo valor mínimo é corrigido se pago no prazo.
Penalidades aplicadas pela Receita Federal
A emissão em atraso gera a notificação de lançamento de multa automaticamente.
Conforme as diretrizes da Receita Federal, a multa por atraso na entrega tem valor mínimo de R$ 200,00 para empresas em inatividade e R$ 500,00 para empresas ativas.
Se o pagamento da multa for efetuado dentro do prazo impresso no DARF, o valor pode sofrer redução de até 50%.
Bloqueio de certidões e prejuízos operacionais
A falta da declaração impede a emissão da Certidão Negativa de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais.
Sem a certidão, a empresa não consegue obter financiamentos bancários, participar de licitações públicas ou renovar licenças municipais.
Em casos prolongados de omissão, o CNPJ pode ser enquadrado como inapto perante o Governo Federal.
Principais erros ao preencher a declaração anual
Evitar inconsistências nos dados preenchidos poupa tempo de retificação e protege o patrimônio dos sócios.
Divergência entre emissão de nota e faturamento bancário
Informar na declaração um valor inferior ao recebido em contas bancárias da empresa ou maquininhas de cartão.
Omissão de rendimentos dos sócios
Não declarar os valores de lucros distribuídos e rendimentos tributáveis do pro-labore.
Confusão com o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF)
Acreditar que a declaração da empresa substitui a declaração individual do sócio no IRPF.
Deixar de declarar empresas sem movimento
Não fazer o envio referente aos anos em que o CNPJ permaneceu inativo.
Para escritórios que prestam esse suporte, ter boas estratégias de comunicação e adotar estratégias de marketing para contadores ajuda a conscientizar a carteira de clientes sobre os prazos fiscais.
Como funciona a retificação da declaração do Simples Nacional?
Caso perceba algum erro após a transmissão do documento, você pode fazer a retificação diretamente no portal.
A declaração retificadora tem a mesma natureza da declaração original e substitui integralmente as informações prestadas anteriormente.
Não há cobrança de taxa para retificar a declaração enviada, desde que feita antes de qualquer procedimento de fiscalização do fisco.
Basta acessar o sistema, selecionar a opção de retificação do ano desejado e corrigir os campos necessários.
Acessar o Portal do Simples Nacional, selecionar a opção de retificação do ano desejado e corrigir todos os campos necessários antes de qualquer início de fiscalização oficial.
Perguntas Frequentes (FAQ)
A multa mínima para empresas ativas (DEFIS) é de R$ 500,00. Caso o pagamento seja efetuado no prazo estipulado na notificação, há desconto de 50%, caindo para R$ 250,00.
Sim. Mesmo que a empresa não tenha faturado nenhum valor durante o ano-calendário, é obrigatório transmitir a declaração indicando ausência de movimento.
O responsável legal é o titular ou sócio da empresa. No entanto, é altamente recomendável que o procedimento seja executado por um profissional contábil habilitado.
A declaração do Simples reporta as receitas e dados operacionais da Pessoa Jurídica. O IRPF reporta os rendimentos e o patrimônio pessoal do sócio (Pessoa Física).
A declaração apenas informa os valores. Caso existam impostos em atraso apurados mensalmente, o parcelamento deve ser solicitado na opção de débitos no portal do Simples.
O recibo pode ser emitido novamente a qualquer momento acessando o Portal do Simples Nacional com Certificado Digital ou Código de Acesso, na aba de consultas.
Não diretamente no momento do envio, pois a alíquota é calculada mês a mês. Porém, a confirmação do faturamento acumulado valida os anexos e faixas aplicados durante o ano.
A retificação pode ser feita a qualquer momento em até 5 anos, desde que a empresa não tenha sido intimada por início de fiscalização referente ao período retificado.
Mantenha a gestão fiscal da sua empresa atualizada
A entrega correta e dentro do prazo da declaração anual do Simples Nacional garante a tranquilidade necessária para o crescimento do seu negócio.
Acompanhar as exigências fiscais, organizar os documentos ao longo do ano e utilizar uma gestão estruturada são passos fundamentais para evitar custos desnecessários com multas.
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